Privacyverklaring Boutiquehotel STAATS (Haarlem)

Boutiquehotel STAATS respecteert je privacy. Punt. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we gebruiken, waarom we dat doen, en welke keuzes en rechten jij hebt. We houden het graag helder — net als onze service.

1) Wie zijn wij?

Boutiquehotel STAATS B.V.
Adres: Ripperdastraat 13a
Telefoon: +31 (0)23 200 1234
E-mail: welcome@hotelstaats.nl
KvK: 59439874

2) Welke persoonsgegevens verwerken we?

Dat hangt af van wat je doet op onze site en bij je verblijf. We kunnen bijvoorbeeld verwerken:

Bij een reservering / verblijf

• Naam, adresgegevens (als nodig), telefoonnummer, e-mail
• Reserveringsdetails (data, kamertype, voorkeuren)
• Betaalgegevens (let op: wij bewaren geen volledige kaartgegevens; dat loopt via onze betaalpartner)
• Speciale verzoeken die jij zelf doorgeeft (bijv. allergieën — alleen als jij ze deelt)

Als je contact met ons opneemt

• Gegevens die je invult of mailt (naam, e-mail, telefoon, inhoud van je bericht)

Nieuwsbrief / aanbiedingen (als je je inschrijft of wanneer je bij ons verbleven bent)

• E-mailadres, eventueel naam en voorkeuren

Websitegebruik

• IP-adres en technische gegevens (bijv. via cookies/analytics), afhankelijk van jouw cookiekeuze
   

3) Waarom verwerken we die gegevens? (doelen + grondslagen)

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige reden (“grondslag”) voor is.

A. Om jouw reservering en verblijf goed te regelen
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (je boekt bij ons).

B. Om contact met je te hebben (vragen, verzoeken, service)
Grondslag: uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang (goede service).

C. Voor administratie en wettelijke verplichtingen
Denk aan facturatie en bewaarplichten.
Grondslag: wettelijke verplichting.

D. Voor verbetering van onze website (analytics)
Grondslag: toestemming (via cookie-instellingen) óf gerechtvaardigd belang als het privacyvriendelijk en beperkt is ingericht — afhankelijk van jouw setup.

E. Marketing (nieuwsbrief, campagnes)
Grondslag: toestemming (inschrijving nieuwsbrief / marketingcookies / verblijfsformulier en akkoord).

4) Delen we gegevens met anderen?

Soms wel — maar alleen als dat nodig is om jou goed te helpen of omdat het moet.

Denk aan:

• Booking engine Mews
• PMS/hotelsoftware Mews
• Betaalprovider: Stripe
• E-mail/nieuwsbriefsoftware: Mailchimp
• IT-hosting/websitebeheer
• Analytics / marketingpartners: alleen als jij daarvoor toestemming geeft via cookies

Met partijen die in onze opdracht werken, sluiten we afspraken om je gegevens te beschermen.

5) Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is.

Richtlijnen (praktisch en gebruikelijk):

• Reserverings- en verblijfgegevens: zolang nodig voor service, administratie en eventuele vragen achteraf
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft
• Contactverzoeken: zolang nodig om je vraag af te handelen 

Als we geen exacte termijn kunnen noemen, gebruiken we duidelijke criteria (zoals “tot afhandeling” of “wettelijke bewaarplicht”).

6) Cookies & vergelijkbare technieken

Voor cookies verwijzen we je naar ons cookiebeleid en de cookie-instellingen onderaan de website. Daar kies jij wat je wel en niet goed vindt.

7) Jouw rechten

Je hebt onder de AVG rechten over jouw persoonsgegevens. je kunt ons desgewenst contacten met je verzoeken, we reageren binnen de wettelijke termijnen.

8) Klacht indienen

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9) Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen. (Niet sexy, wel essentieel.)

10) Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als er iets verandert (bijv. nieuwe systemen of diensten). De meest recente versie staat altijd op onze website.